專案管理

風險管理在專案管理中是非常重要的環節，隨著專案的推進，不確定性隨時可能出現，對這裡指的正是前幾天文章「專案的八大績效」提及的不確定性。 這些不確定性帶來的風險，無論是正面的還是負面的，都需要妥善應對。今天，我們就來探討一下 PMP 中的風險管理，並分別從不確定性、正面風險、負面風險，以及七個風險管理流程來簡單了解一下。 不確定性 專案的八大績效中，提到不確定性，在任何專案中，不確定性是無法避免的。 這些不確定性可以來自於技術、資源變化、商業市場變動，甚至是天災。不確定性之所以重要，是因為它們可能對專案的成功產生重大影響，所以風險管理不僅僅是處理問題，更是預防問題、掌握專案全局的能力。 正面的風險 談到風險第一時間想到是負面的影響，但風險其實也可以帶來正面效益。 正面風險稱為「機會」，如果能被利用，往往可以帶來額外的價值。例如，新技術的突破、市場的有利變化、或是意外取得滋源，這些都屬於正面的風險。風險管理不僅要識別負面的風險，也要主動尋找和利用這些正面的機會，讓專案在不確定中找到成長的契機。 正面風險的回應方式 開拓 Exploit 確保機會一定發生。

今天來聊聊專案制工作中最重要的一環：「溝通」，依據 PMI 所述，PM 有大約 90% 的時間都在進行溝通，這裡的溝通包含但不限於口頭、書面、寄信、會議，甚至如寫文件(因為文件是要給人看得嘛）..etc，也就是說「溝通」是指所謂的「資訊傳達」這件事。 由於在專案生命週期中，所有成員的溝通效率會直接影響到專案的成功率，在 PMP 的十大知識領域中，「溝通管理」即是負責確保專案中的所有資訊能夠準確、即時地傳遞給所有相關方，避免因溝通不良導致錯誤決策或延誤的一連串行動。 專案的溝通管理主要有三個流程，這三個流程有不同的目標和活動，確保所有成員都能做到有效的資訊交換，分別是： * 規劃溝通管理 * 管理溝通 * 監控溝通 流程一：規劃溝通管理 Plan Communications Management 規劃溝通管理可以拆成數個子分類，我們一個一個來看： 1. 溝通需求分析 根據專案的範圍、規模、複雜度及利害關係人的期望，分析與確定誰需要什麼樣的資訊，

今天來看非常重要的利害關係人，在《專案管理輕鬆學》書中第二章提到，利害關係人參與主要圍繞這六個核心流程進行： * 識別 * 了解 * 分析 * 排序 * 參與（應對） * 監督 接下來我們一個一個列點介紹 識別利害關係人 這是管理利害關係人的起點，目的是確定專案涉及的所有利害關係人有誰，確定所有可能對專案有影響或受專案影響的個人、群體或組織。 了解利害關係人 在這個流程中，PM 需要了解利害關係人的特徵和需求，好知道他們在這個專案中的期望是什麼。 分析利害關係人 這個流程和上一個「了解」階段容易搞混，不僅僅分析利害關係人的「影響力」和「關注點」，還要分析彼此間的利害衝突、權力、衝擊、對專案態度等等。 利害關係人排序 根據利害關係人的影響力和興趣來排序優先度，以決定應如何分配有限的資源和時間來管理這些利害關係人。 利害關係人參與(應對) 設計和執行與每個利害關係人進行有效互動的策略，確保他們的需求和期望被考慮，並確保他們對專案的支持。 利害關係人監督 持續監控利害關係人的參與情況，在專案的整個生命週期實施的階段，好評估利害關係人與相關策

今天來看工作分解結構 Work Breakdown Structure (簡稱 WBS) ，它能幫助 PM 把專案內容從大到小、從整體到細節，一層一層分解，直到每一項工作都能夠被清楚定義和管理。 WBS 的圖表通常被稱為階層圖（Hierarchy Diagram），它以階層、樹狀結構呈現專案的各個層次和工作項目。這個圖表的設計類似於組織結構圖，從上到下逐步分解，讓人一目了然地看到專案的各個部分及其關聯。 並且整張圖是將專案從頂層的總目標或可交付成果開始，逐層向下分解為較小的部分，直到每個工作包（Work Package）能被明確定義。WBS 主要關注的是把專案整體範疇分解成更小的、易於管理的部分，通常是一個大的結構圖。 圖片出處：The ABC basics of the WBS Paul Burek. 通常最上層是專案名稱。而中間層則是主要可交付成果（亦有種說法稱其為 Planning Packages），或者說大的分類，而在這些分類中，最下層數個子分類則稱為工作包（Work Package）

今天來看 PMBOK7 提到得專案八大績效，不過，所謂專案八大績效的「績效」，指的是專案在各個關鍵領域的表現和成果，所以八大專案績效其實是指需要重點關注的八個領域。並不是狹義單指什麼績效考核，PMBOK7 將專案八大績效領域分為： 利害關係人 只要有人的地方，就要辨別他是「誰」。在專案管理中，利害關係人是我們最需要關注的對象，因為他們的需求和期望直接影響專案的方向和成果。 在這個績效領域，我們需要識別利害關係人、了解他們的需求，並且有效地與他們溝通和互動。別忘了，專案的成功往往取決於利害關係人的滿意度！ 專案團隊 沒有一支強大的團隊，再好的專案計劃也是白搭。團隊績效領域強調我們需要營造一個合作和支持的環境，讓每個團隊成員都能夠發揮所長，並且保持高昂的士氣。 在 PMBOK 的理論、理想上..PM 不僅是領導者，更是教練，激勵團隊並引導他們朝著共同的目標邁進。 開發方式和生命週期 這一領域讓我們思考該選擇哪種發展方法來管理專案。是採用預測(瀑布式）管理？適應（敏捷式）管理？還是基於兩者的混合制？ 選擇合適的生命週期並非僅僅是按照標準流程走，而是要根據專案的特性進行

今天來看 PMBOK7 新提出的核心架構：十二項原則。 各位應該有注意到，原本的 PMBOK7 以前版本提到的「五大流程群組」與「十大知識領域」，雖然很有用，但也不免有點「流程」化，對於我們所有專案制的從業者而言，不管是什麼職位，我們看的不僅是過程，更重要的是結果，也就是價值交付、價值取向。 所以新版的「十二項原則」雖然和舊版「五大流程群組」與「十大知識領域」沒有衝突，但他更像是所謂的「價值觀」，也就是所謂 PM 專案經理應該要具備的三觀。 十二項原則 在《專案管理輕鬆學》提到，基於 PMBOK7 的十二項原則翻譯： * 勤奮、尊敬與熱誠服務 * 創建團隊協作環境 * 利害關係人應對 * 聚焦價值 * 回應系統的交互作用 * 展現領導力行為 * 依據專案環境來裁適 * 強化流程與交付品質 * 操控專案的複雜性